Giải pháp chuyển đổi từ tổng đài Analog sang tổng đài IP cho khách sạn

Giải pháp chuyển đổi từ tổng đài Analog sang tổng đài IP cho khách sạn

Hiện trạng tổng đài Analog tại khách sạn đang có

Sử dụng dây điện thoại cáp cat3 và đầu bấm RJ11 kéo riêng từng line, khó bảo trì.
Thiết bị công nghệ analog đã lạc hậu, chi phí bảo trì cao.
Hiện nay các dòng điện thoại analog thông dụng của Panasonic đã ngưng sản xuất, không còn linh kiện để thay thế khi hư hỏng
Hạn chế hỗ trợ tính năng nâng cao như ghi âm, tự động trả lời, quản lý từ xa…
Khó mở rộng khi số lượng phòng tăng lên.

Giải pháp triển khai tổng đài IP

Tổng đài IP sẽ hoạt động trên nền tảng mạng LAN, Wifi hiện có, sử dụng điện thoại IP hoặc điện thoại analog thông qua gateway.

Thiết bị chính

Tổng đài IP (IP PBX): Có thể sử dụng các hãng như: Grandstream, Yeastar hoặc 3CX…
Điện thoại IP: Dùng cho Lễ Tân, dùng cho khối nhân viên văn phòng, điện thoại IP cùng cho các phòng khách (nếu có hệ thống dây mạng LAN kéo đến từng phòng khách sạn)
ATA (Analog Telephone Adapter) hoặc Gateway FXO/FXS: Dùng để kết nối các điện thoại analog trong phòng khách (nếu muốn giữ lại hệ điện thoại analog đang có)
Switch PoE: nếu điện thoại IP sử dung PoE

Hạ tầng mạng

Tận dụng đường truyền mạng nội bộ hiện có LAN hoặc Wifi
Tại các phòng chưa có LAN thì triển khai kéo thêm note mạng.
Hoặc bổ sung Wifi tại các phòng khách sạn

Tích hợp tính năng thông minh

Tự động định tuyến cuộc gọi.
Ghi âm cuộc gọi lễ tân.
IVR (trả lời tự động) hướng dẫn khách hàng.
Quản lý từ xa qua trình duyệt hoặc app điện thoại.
Tích hợp với hệ thống PMS quản lý khách sạn.

III. Lợi ích mang lại

Hạng mục	Tổng đài Analog	Tổng đài IP
Chi phí dây	Cao (cáp riêng)	Thấp (dùng mạng LAN)
Tính năng	Cơ bản	Rất nhiều (IVR, ghi âm, di động…)
Quản lý	Thủ công	Quản trị web, báo cáo chi tiết
Mở rộng	Phức tạp	Linh hoạt, mở rộng dễ dàng
Tích hợp phần mềm	Không hỗ trợ	Hỗ trợ tích hợp PMS, CRM…

Kịch bản triển khai tiêu chuẩn cho khách sạn 30-100 phòng

▸ Cấu hình ví dụ:

Tổng đài IP Grandstream: UCM6302 số lượng 01
Điện thoại IP phòng khách sạn Grandstream: GHP620 số lượng tùy theo số phòng khách sạn cần thay
Điện thoại IP dùng cho lễ Lễ tân: GXP2170 số lượn 01
Bàn giám sát trạng thái: GXP2200 ext số lượng từ 01 đến 03 cái tùy nhu cầu quản lý
Gateway FXS 24 cổng: Số lượng 04
Gateway FXO (2-4 cổng) kết nối đường điện thoại bưu điện (nếu có)
Switch POE và hệ thống mạng nội bộ
Tích hợp PMS qua API (nếu phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ)

Quy trình triển khai

Khảo sát hệ thống mạng, số lượng phòng, loại điện thoại đang dùng
Lên phương án chi tiết thiết bị, sơ đồ kết nối
Cài đặt tổng đài IP
Khai báo trung kế của nhà mạng, cấu hình gọi vào, gọi ra
Cấu hình các extension (số máy lẻ)
Cấu hình call routing, voicemail, IVR, ghi âm…
Hướng dẫn sử dụng cho bộ phận lễ tân, kỹ thuật
Bảo trì định kỳ và hỗ trợ từ xa

Kết luận

Chuyển sang tổng đài IP là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí, đồng thời mang đến trải nghiệm hiện đại cho khách hàng. Đây là khoản đầu tư một lần, sử dụng lâu dài và dễ dàng mở rộng khi khách sạn phát triển.

D2K Solutions – Giải pháp tổng đài IP chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

D2K Solutions là đơn vị uy tín trong lĩnh vực cung cấp và triển khai giải pháp tổng đài IP tại Việt Nam. Với kinh nghiệm thực tiễn triển khai cho nhiều doanh nghiệp, khách sạn, trung tâm dịch vụ và tổ chức lớn nhỏ, chúng tôi mang đến hệ thống liên lạc hiện đại, ổn định và tiết kiệm chi phí.

🔹 Tư vấn & triển khai tổng thể: từ khảo sát, thiết kế đến lắp đặt và cấu hình hệ thống.
🔹 Giải pháp linh hoạt: đáp ứng nhu cầu từ vài máy lẻ đến hàng trăm – hàng ngàn đầu số.
🔹 Tích hợp đa dạng: CRM, Call Center, ghi âm cuộc gọi, IVR, quản lý từ xa.
🔹 Hỗ trợ tận tâm: bảo trì, nâng cấp và dịch vụ hậu mãi chuyên nghiệp.

Với D2K Solutions, doanh nghiệp của bạn sẽ sở hữu hệ thống tổng đài IP tối ưu, nâng cao hiệu quả giao tiếp – gia tăng năng suất – tiết kiệm chi phí vận hành.

Địa điểm cung cấp dịch vụ IT thuê ngoài doanh nghiệp tại TPHCM

D2K Software là đơn vị chuyên cung cấp các sản phẩm Grandstream tại VN.

Mọi chi tiết vui lòng liên hệ:

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM D2K